KLIMT 2027 - Pályázati Adatkezelési Tájékoztató
GUSTAV KLIMT NAPJAINKBAN 2027 | KLIMT NYOMÁBAN – A MŰVÉSZET SZABADSÁGA
Nemzetközi kortárs képzőművészeti pályázat | Hatályos: 2026. november 5.
1. Az adatkezelő
FINE ARTS CAPITAL Művészeti Egyesület (Fine Arts Capital Art Association) | 1055 Budapest, Falk Miksa u. 4., Magyarország | E-mail: info@fineartscap.com; fineartscap@gmail.com | Telefon: +36 31 789 3417 | Honlap: https://www.fineartscap.com | Adószám: 19140276-1-41
Az adatkezeléssel kapcsolatos megkereséseket az info@fineartscap.com címre lehet küldeni.
2. A tájékoztató hatálya és az adatkezelés céljai
A tájékoztató a 2027. évi nemzetközi pályázat jelentkezési űrlapján, a nevezési folyamatban, a zsűrizés és a pályázati kommunikáció során kezelt személyes adatokra, valamint a kiválasztott művek digitális katalógusban történő bemutatására vonatkozik. A honlap sütikezelésére külön sütitájékoztató vonatkozhat.
- Jelentkezések fogadása, a pályázók azonosítása, a részvételi feltételek és a 18 éves korhatár ellenőrzése.
- Nevezési díjak ellenőrzése, pályaművek nyilvántartása, szakmai zsűrizés, eredményközlés és kapcsolattartás.
- A kiválasztott alkotások bemutatása, a digitális katalógus létrehozása és tartós művészeti dokumentációként való fenntartása.
- Számviteli kötelezettségek teljesítése, szükség esetén jogi igények kezelése.
3. A kezelt adatok köre
A jelentkezés során: teljes név, e-mail-cím, ország, város; amennyiben megadják, művésznév, honlap/portfólió, szakmai életrajz; a műalkotás címe, éve, kategóriája, tematikája, technikája, mérete, leírása, reprodukciója és opcionális részletfotója; a nevezés időpontja és a kötelező nyilatkozatok megtétele. A befizetés ellenőrzéséhez: átutalási bizonylat és az azon látható, a befizetés azonosításához szükséges adatok. A pályázati eljárás során: adminisztratív ellenőrzés, zsűriértékelés, kiválasztási eredmény és levelezés.
A banki igazoláson a nevezés ellenőrzéséhez nem szükséges egyenleg, tranzakciók és egyéb pénzügyi adatok kitakarhatók. Kérjük, ne küldjenek különleges személyes adatokat vagy más, a pályázathoz nem szükséges információkat.
4. Jogalapok
A jelentkezés kezelése, a pályázat lebonyolítása és az ehhez szükséges kapcsolattartás: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont – a pályázati részvételre vonatkozó feltételek teljesítése. A jogszabály alapján kötelező pénzügyi és számviteli nyilvántartás: GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont. Esetleges jogi igények érvényesítése vagy védelme: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont – jogos érdek.
A kiválasztott alkotók nevének és a műalkotásokhoz kapcsolódó, személyes adatnak minősülő adatoknak a nyilvános digitális katalógusban való hosszú távú közzététele: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont – az egyesület jogos érdeke a pályázat kulturális és művészeti eredményeinek tartós, hiteles dokumentálásához és nyilvános hozzáférhetőségéhez. Az adatkezelő e jogos érdeket az érintettek jogaival szemben mérlegeli; a mérlegelés dokumentálása és rendszeres felülvizsgálata szükséges. A művek szerzői jogi felhasználási engedélye ettől elkülönül, és a pályázati szabályzat szerint alakul.
5. Adatszolgáltatás és címzettek
A csillaggal jelölt vagy a jelentkezés érvényességéhez előírt adatok megadása szükséges; hiányukban a nevezés nem bírálható el. A szakmai zsűri a munkájához szükséges pályázati adatokhoz férhet hozzá. Az adminisztrációban részt vevő megbízott személyek kizárólag feladatukhoz szükséges adatokhoz férnek hozzá. A nyilvános katalógusban kizárólag a kiválasztott művészek neve, a művek reprodukciói és releváns műtárgyadatai jelennek meg; banki igazolás és elérhetőség nem.
Az online űrlapot és az űrlapbeküldések alapvető tárolását a Webnode szolgáltatása biztosítja. A Webnode és esetleges alvállalkozói adatfeldolgozói feltételeit, az adatkezelés helyét és az EGT-n kívüli adattovábbítás esetleges garanciáit a szolgáltató mindenkor hatályos adatvédelmi és adatfeldolgozási dokumentumai szerint kell ellenőrizni. Szükség esetén az e-mail-szolgáltató és a számviteli szolgáltató is címzett vagy adatfeldolgozó lehet.
6. Megőrzési idők
A Webnode rendszerében tárolt teljes jelentkezések, a jelentkezési űrlap adatai, a pályaművek beküldött fájljai és az adminisztratív zsűrizési dokumentáció a pályázat tényleges lezárásától számított 2 évig őrzendők, majd törlendők, kivéve, ha valamely konkrét jogszabályi kötelezettség vagy fennálló jogi igény hosszabb megőrzést indokol.
A feltöltött átutalási igazolás másolata a befizetés ellenőrzéséhez és a szükséges elszámoláshoz szükséges ideig őrizhető; ezt követően törlendő, amennyiben nincs külön megőrzési kötelezettség. A számviteli bizonylatokat a rájuk irányadó jogszabályi határidőig kell megőrizni, a teljes pályázati űrlaptól elkülönítve.
A kiválasztott művek reprodukcióit, a művek adatait és az alkotók nevét tartalmazó digitális katalógust az egyesület előre meghatározott megszüntetési időpont nélkül, tartósan hozzáférhető online művészeti archívumként kívánja fenntartani. A közzététel szükségességét és arányosságát legalább évente felülvizsgálja. A hosszú távú közzététel nem érinti az érintettek GDPR szerinti jogait, és nem jelent feltétlen, minden körülmények közötti korlátlan adatmegőrzést.
7. Adatbiztonság és automatizált döntéshozatal
Az adatkezelő jogosultsághoz kötött hozzáférést és a szolgáltató által biztosított technikai védelmi intézkedéseket alkalmaz. A pályázati döntést szakmai zsűri hozza meg; kizárólag automatizált döntéshozatal vagy profilalkotás nem történik.
8. Az érintettek jogai
Az érintett a GDPR feltételei szerint hozzáférést, helyesbítést, törlést, adatkezelés-korlátozást és – ahol alkalmazható – adathordozhatóságot kérhet, valamint tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen. Kérelmét az info@fineartscap.com címre küldheti. Az adatkezelő főszabály szerint egy hónapon belül válaszol. A törléshez való jog nem minden esetben feltétlen, különösen jogi kötelezettség vagy megfelelően igazolt további jogalap esetén.
9. Panasz és jogorvoslat
Panasz benyújtható a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH), https://www.naih.hu, továbbá az érintett bírósághoz fordulhat.
10. A tájékoztató módosítása
A tájékoztató szükség esetén módosulhat. A lényeges változásokról az adatkezelő megfelelő módon tájékoztatást ad. A jelen szöveg a pályázat adatkezelésére vonatkozik; a szerzői jogi felhasználási feltételeket a külön pályázati szabályzat tartalmazza.
PRIVACY NOTICE
GUSTAV KLIMT IN OUR TIME 2027 | FOLLOWING KLIMT – THE FREEDOM OF ART
International Contemporary Art Competition | Effective date: 5 November 2026
1. Data controller
FINE ARTS CAPITAL Művészeti Egyesület (Fine Arts Capital Art Association) | 4 Falk Miksa Street, H-1055 Budapest, Hungary | Email: info@fineartscap.com; fineartscap@gmail.com | Phone: +36 31 789 3417 | Website: https://www.fineartscap.com | Hungarian tax number: 19140276-1-41
For privacy enquiries, please contact info@fineartscap.com.
2. Scope and purposes
This Notice covers personal data processed through the application form and throughout the 2027 competition, including administration, judging, communications and publication of selected works in the digital catalogue. Separate cookie information may apply to the website.
- Receiving applications, identifying applicants and checking eligibility, including the minimum age of 18.
- Verifying entry-fee payments, administering and judging artworks, communicating decisions and contacting applicants.
- Publishing selected works and maintaining a lasting digital record of the competition's artistic achievements.
- Meeting accounting obligations and, where necessary, establishing or defending legal claims.
3. Categories of personal data
Applicant data: full name, email address, country and city; where provided, artist name, website/portfolio and professional biography. Artwork data: title, year, category, theme, medium, dimensions, description, digital reproduction and optional detail image. Submission data: date and mandatory declarations. Payment data: transfer confirmation and the information visible on it that is needed to identify payment. Administrative data: eligibility checks, jury assessment, selection outcome and correspondence.
Applicants may redact balances, unrelated transactions and other financial details not needed to verify payment. Please do not submit special-category personal data or unrelated information.
4. Legal bases
Processing applications and administering participation: Article 6(1)(b) GDPR (performance of the competition participation arrangement). Mandatory financial and accounting records: Article 6(1)(c) GDPR (legal obligation). Establishing or defending legal claims where necessary: Article 6(1)(f) GDPR (legitimate interests).
Long-term publication in the public digital catalogue of selected artists' names and artwork information insofar as it constitutes personal data: Article 6(1)(f) GDPR, based on the Association's legitimate interest in preserving an authentic, publicly accessible record of the competition's cultural and artistic achievements. The Association must document and periodically review the balancing of these interests against the rights of the individuals concerned. Copyright permission for reproducing artworks is separate and is governed by the Competition Rules.
5. Required data and recipients
Information identified as mandatory or required for a valid entry must be provided; otherwise the application cannot be assessed. Jury members receive the information needed for their assessment. Authorised administrators have access only as required for their duties. The public catalogue displays only selected artists' names, artwork reproductions and relevant artwork details; it does not publish payment documents or contact details.
The Webnode service hosts the online form and provides the primary storage for submissions. Its current privacy and data-processing terms should be consulted to verify subprocessors, processing locations and any safeguards for transfers outside the EEA. Email and accounting service providers may also act as recipients or processors where applicable.
6. Retention periods
Complete applications, form data, submitted artwork files and administrative judging records stored in Webnode will be retained for two years after the competition has actually closed, then deleted unless a specific legal obligation or an existing legal claim requires longer retention.
Uploaded bank transfer confirmations will be kept only as long as necessary to verify payment and complete the required administration, and then deleted unless a separate retention duty applies. Accounting records will be retained for the applicable statutory period, separately from the full application.
The Association intends to maintain the digital catalogue containing reproductions of selected works, artwork details and artists' names as a publicly accessible online art archive without a predetermined end date. It will review the necessity and proportionality of this publication at least annually. Long-term publication remains subject to data-subject rights under the GDPR and does not amount to an unconditional right to retain personal data indefinitely.
7. Security and automated decisions
The Association restricts access to authorised persons and relies on appropriate technical safeguards provided by its service providers. Selection decisions are made by a professional jury; no solely automated decision-making or profiling is carried out.
8. Your rights
Subject to GDPR conditions, individuals may request access, rectification, erasure, restriction of processing and, where applicable, data portability, and may object to processing based on legitimate interests. Requests may be sent to info@fineartscap.com. The Association will generally respond within one month. Erasure is not absolute, for example where retention is required by law or another valid legal basis applies.
9. Complaints
Individuals may lodge a complaint with the Hungarian National Authority for Data Protection and Freedom of Information (NAIH), https://www.naih.hu, and seek a judicial remedy.
10. Updates
This Notice may be amended when necessary, with appropriate notice of material changes. It concerns personal-data processing; the separate Competition Rules govern copyright licences.